Sabtu, 17 April 2010

Menjalankan Fungsi Organisasi Sebagai Alat Pencapai Tujuan

BAB I

PENDAHULUAN

 

            Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya. Dalam menjalankan pengorganisasian tidak lepas dari bentuk paraturan yang melatarbelakangi jalannya pengorganisasian. Berangkat dari kalimat peraturan, setiap organisasi yang sedang menjalankan tugasnya, harus  di landasi dengan adanya fungsi koordinasi dari pihak-pihak terkait yang sistematis, agar bisa menjembatani hambatan hingga dapat menciptakan suatu rancangan organsasi yang di harapkan. Dan untuk membentuk organisasi di perlukan suatu pekerjaan yang melibatkan sumber daya manusia yang professional .

            Dalam bab ini akan dibahas mengenai organisasi,  delegasi, koordinasi dan tentang manajemen, serta fungsi koordinasi organsasi sebagai alat untuk mencapai tujuan.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB II

DAFTAR ISI

 

BAB I         PENDAHULUAN

BAB II       DAFTAR ISI

BAB III      PEMBAHASAN

A.    Definisi Organisasi (Organization)

B.     Ciri-ciri organisasi

C.    Prinsip-prinsip organisasi

D.    Fungsi Organisasi

E.     Jenis-jenis Organisasi

F.     Struktur Organisasi

G.    Organisasi dalam pembagian pekerjaan menjadi beberapa tugas

H.    Rentang Manajemen (Span of Control)

I.       Sentralisasi Dan Desentralisasi

J.      Mempertahankan dan memperbaharui deskirpsi dan spesifikasi pekerjaan suatu organisasi.

K.    Kemajuan Suatu Organisasi           

BAB IV      KESIMPULAN

BAB V       DAFTAR PUSTAKA

 

 

 

 

BAB III

PEMBAHASAN

A.    Definisi Organisasi (Organization)

            Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Dalam kamus besar bahasa Indonesia organisasi adalah  sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[1]

            Chester I. Barnard (1938) dalam bukunya “The Executive Functions” mengemukakan bahwa : “ Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih” (I define organization as a system of cooperatives of two more persons)

            James D. Mooney mengatakan “Organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersana, “ sedang Chester I. Bernard memberikan pengertian organisasi yaitu suatu system aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

            Menurut Dimock, organisasi adalah : “Organization is the systematic bringing together of interdependent part to form a unified whole through which authority, coordination and control may be exercised to achive a given purpose” (organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan).

Dari beberapa pengertian organisasi di atas, dapat disimpulkan bahwa setiap organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :

a.       Orang-orang (sekumpulan orang),

b.      Kerjasama,

c.       Tujuan yang ingin dicapai,

            Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.  

B.     Ciri-ciri organisasi

Seperti telah diuraikan di atas bahwa organisasi memiliki tiga unsur dasar, dan secara lebih rinci organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a.       Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal dan saling mengenal,

b.      Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan,

c.       Tiap-tiap orang memberikan sumbangan atau kontribusinya berupa; pemikiran, tenaga, dan lain-lain,

d.      Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan,

e.      Adanya tujuan yang ingin dicapai.

C.    Prinsip-prinsip organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukan oleh para ahli, salah satunya A.M. Williams yang mengemukakan pendapatnya cukup lengkap dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration” (1965), bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi :

1)      Prinsip bahwa Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas,

2)      Prinsip Skala Hirarkhi,

3)      Prinsip Kesatuan Perintah,

4)      Prinsip Pendelegasian Wewenang,

5)      Prinsip Pertanggungjawaban,

6)      Prinsip Pembagian Pekerjaan,

7)      Prinsip Rentang Pengendalian,

8)      Prinsip Fungsional,

9)      Prinsip Pemisahan,

10)  Prinsip Keseimbangan,

11)  Prinsip Fleksibilitas,

12)  Prinsip Kepemimpinan.

 

 

D.    Fungsi Organisasi

            Dalam mencapai maksud dan tujuan organisasi, ada 4 fungsi organisasi yang sangat perlu diperhatikan berkaitan dengan manajemen organisasi, yakni:

a.      Planning (perencanaan)

            Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat-rapat, seperti:

ü  Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus serta    kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.

ü  Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau proposal kegiatan.

b.      Organizing (pengaturan)

Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :

ü  Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.

ü  Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.

ü  Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian, Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)

ü  Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi Harus diatur dan ditata dengan baik administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar, data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat yang dipinjam dll.

c.       Accounting (pelaporan)

            Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :

ü  Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan)atau

ü  Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

 

d.      Controling (pengawasan)

            Tugas organisasi ataupun pimpinan organisasi yang tidak boleh terlewatkan adalah melakukan pengawasan terhadap aktifitas organisasi ataupun realisasi kegiatan dan penggunaan anggaran.

 

E.     Jenis-jenis Organisasi

Pengelompokan jenis organisasi dapat dilakukan dengan menggunakan kriteria sebagai berikut :

e.       Berdasarkan jumlah orang yang memegang pucuk pimpinan.

(1) bentuk tunggal, yaitu pucuk pimpinan berada ditangan satu orang, semua kekuasaan dan tugas pekerjaan bersumber kepada satu orang. (2) bentuk komisi, pimpinan organisasi merupakan suatu dewan yang terdiri dari beberapa orang, semua kekuasaan dan tanggung jawab dipikul oleh dewan sebagai suatu kesatuan.

f.        Berdasarkan lalu lintas kekuasaan. 

Bentuk organisasi ini meliputi; (1) organisasi lini atau bentuk lurus, kekuasaan mengalir dari pucuk pimpinan organisasi langsung lurus kepada para pejabat yang memimpin unit-unit dalam organisasi, (2) bentuk lini dan staff, dalam organisasi ini pucuk pimpinan dibantu oleh staf pimpinan ahli dengan tugas sebagai pembantu pucuk pimpinan dalam menjalankan roda organisasi, (3) bentuk fungsional, bentuk organisasi dalam kegiatannya dibagi dalam fungsi-fungsi yang dipimpin oleh seorang ahli dibidangnya, dengan hubungan kerja lebih bersifat horizontal.

g.       Berdasarkan sifat hubungan personal, yaitu ;

(1) organisasi formal, adalah organisasi yang diatur secara resmi, seperti : organisasi pemerintahan, organisasi yang berbadan hukum  (2) organisasi  informal, adalah organisasi yang terbentuk karena hubungan bersifat pribadi, antara lain  kesamaan minat atau hobby, dll.

h.      Berdasarkan tujuan.

Organisasi ini dapat dibedakan, yaitu : (1) organisasi yang tujuannya mencari keuntungan atau ‘profit oriented’ dan (2) organisasi sosial atau ‘non profit oriented ‘

i.         Berdasarkan kehidupan dalam masyarakat, yaitu ;

(1)    organisasi pendidikan, (2) organisasi kesehatan, (3) organisasi pertanian, dan lain lain.

j.        Berdasarkan fungsi dan tujuan yang dilayani, yaitu :

(1) Organisasi produksi, misalnya organisasi produk makanan, (2) Organisasi berorientasi pada politik, misalnya partai politik (3) Organisasi yang bersifat integratif, misalnya serikat pekerja (4) Organisasi pemelihara, misalnya organisasi peduli lingkungan, dan lain lain.

k.       Berdasarkan pihak yang memakai manfaat. 

Organisasi ini meliputi; (1) Mutual benefit organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh anggotanya, seperti koperasi, (2) Service organization, yaitu organisasi yang kemanfaatannya dinikmati oleh pelanggan, misalnya bank, (3) Business Organization, organisasi yang bergerak dalam dunia usaha, seperti perusahaan-perusahaan, (4) Commonwealth organization, adalah organisasi yang kemanfaatannya terutama dinikmati oleh masyarakat umum, seperti  organisasi pelayanan kesehatan, contohnya  rumah sakit, Puskesmas, dll.

F.     Struktur Organisasi

            Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

            1. Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan   bentuk struktur organisasi.

3. Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

            4. Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

 

G.    Organisasi dalam pembagian pekerjaan menjadi beberapa tugas

            Satu cara memvisualisasikan sebuah organisasi adalah sebagai sebuah entitas yang  menerima masukan-masukan dari lingkungan sekitar dan melalui beberapa jenis kerja mengubah masukan-masukan tersebut menjadi barang atau jasa. Kerja tersebut mungkin dilakukan oleh manusia mesin,atau keduanya sehingga dapat dikoordinasikan dalam beberapa cara yang logis.

            Dalam hal ini diperlukan suatu analisis arus kerja yang menganalisis cara kerja bergerak melewati organisasi dan biasanya di mulai dengan pemeriksaan hasil yang diinginkan dan actual (barang dan jasa) dalam bentuk kuantitas dan kualitas.kemudian,aktivitas-aktivitas (tugas dan pekerjaan)yang menimbulkan hasil di evaluasi guna melihat apakah mereka dapat mencapai hasil-hasil yang diinginkan.terakhir,masukan-masukan (orang-orang, material, informasi, data, peralatan, dll) harus dinilai untuk menetukan apakah masukan-masukan ini membuat hasil dan aktivitas menjadi lebih efesien dan lebih baik.

Penyusunan ini terdiri atas 3 tahap:

1.      Berpikir ulang. Memeriksa bagaimana kerja dan pekerjaan organisasi saat ini mempengaruhi kepuasan pelanggan dan jasa.

2.       Merancang ulang. Menganalisis bagaimana pekerjaan di gabungkan , arus kerja, dan hasil-hail yang di capai; kemudian melakukan perancangan ulang seperlunya.

3.      Memperbaiki alat-alat. Melihat teknologi baru (peralatan, computer, dll) sebagai peluang untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa serta kepuasan pelanggan.

 

H.    Rentang Manajemen (Span of Control)

            Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.

            Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik. Ada dua alasan mengapa penentuan rentang yang baik dan tepat. Pertama rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka. Kedua, adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingaktan manajemen semakin sedikit.

G. Sentralisasi Dan Desentralisasi

            Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.

            Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. [2]

H.    Koordinasi (Coordination) dalam Membantu Pencapaian Organisasi Menuju Hasil Maksimal

           Koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan), mensinkronisasikan, dan menyederhanakan pelaksanaan tugas yang terpisah-pisah secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tanpa adanya koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian akan tidak dapat melihat peran mereka dalam suatu organisasi. Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan.

            Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik.[3]

I.       Menggunakan  Tim dalam Pekerjaan organisasi

             Biasanya pekerjaan di anggap sebagai sesuatu yang di kerjakan oleh satu orang. Akan tetapi, pekerjaan mungkin di rancang untuk tim, sesuai kebutuhan. Sebagai usaha untuk membuat pekerjaan menjadi lebih berarti serta memanfaatkan produktivitas dan komitmen yang meningkat yang dapat muncul, semakin banyak organisasi menggunakan tim yang berdiri atas banyak karyawan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Beberapa perusahaan bahkan sudah tidak menggunakan istilah seperti pekerja dan karyawan, dan menggantikannya dengan kawan seregu, anggota kru, rekan, dan istilah lain yang menekankan kerja sama tim.

J.      Mempertahankan dan memperbaharui deskirpsi dan spesifikasi pekerjaan suatu organisasi.

            Deskripsi dan spesifikasi pekerjaan itu harus diselesaikan dan ditinjau oleh semua individu yang tepat. Lalu  dalam mempertahankan itu semua sebuah system harus dikembangkan untuk menjaganya agar secara terus-menerus diperbaharui. Satu cara yang efektif untuk memastikan bahwa terdapat tinjauan-tinjauan yang sesuai dalam organisasi adalah para manajer meninjau deskripsi selama berlangsungnya setiap wawancara penghargaan kinerja. Tinjauan ini memungkinkan pemegang pekerjaan dan supervisor untuk mendiskusikan apakah deskripsi pekerjaan tersebut masih mendeskripsikan pekerjaan actual dengan cukup baik atau deskripsi itu perlu di revisi. Bagi banyak organisasi sebuah tinjauan yang lengkap dilakukan selama 3 tahun atau ketika terjadi perubahan teknologi dan dengan lebih sering ketika diadakan perubahan-perubahan organisasi.

K.    Kemajuan Suatu Organisasi

            Suatu Organisasi dapat dikatakan berhasil dan mengalami kemajuan apabila telah memenuhi aspek-aspek yang telah menjadi dasar dalam suatu organisasi. Setiap aspek atau bagian-bagian tersebut saling berhubungan dan saling melengkapi oleh karena itu setiap bagian memiliki peran yang sangat penting dalam menciptakan suatu organisasi yang baik. Berikut ini adalah bagian-bagian yang menunjang suatu organisasi :

a.      Nilai dan Visi

            Nilai & Visi merupakan dasar utama dari terbentuknya suatu organisasi. Nilai berfungsi sebagai pedoman prinsip-prinsip dalam kehidupan atau entitas lainnya yang memiliki tujuan untuk mengarahkan organisasi menjadi lebih baik. Sedangkan visi merupakan gambaran atau cita-cita yang ingin dicapai dimasa yang akan datang dan dengan adanya visi, suatu organisasi akan memiliki pemikiran untuk terus berkembang. Sehingga suatu organisasi harus memiliki tujuan yang jelas dan memiliki pemikiran yang terus berkembang sesuai dengan cita-cita. Tanpa memiliki Nilai dan Visi maka suatu organisasi dikatakan rusak.

b.      Misi

            Jika suatu organisasi tidak memiliki misi, maka organisasi tersebut akan mengalami kebingungan. Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi intepretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.

c.       Aturan

            Dalam menjalankan organisasi diperlukan sebuah aturan yang berfungsi sebagai alat pengendali agar kinerja pada organisasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Jika aturan dalam suatu organisasi tidak berjalan baik maka akan terjadi konflik kepentingan baik antar individu maupun antar organisasi.

d.      Profesionalisme

            Profesionalisme sangatlah penting dalam menjalankan suatu Organisasi agar dapat sesuai dengan rencana dan profesionalisme dapat menentukan kredibilitas dari suatu organisasi. Tanpa adanya profesionalisme, suatu organisasi akan mengalami keresahan.

 

e.       Insentif

            Insentif adalah suatu penghargaan dalam bentuk material atau non material yang diberikan oleh pihak pimpinan organisasi perusahaan kepada karyawan agar mereka bekerja dengan motivasi yang tinggi dan berprestasi dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan atau organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan produktifitas karyawan dan mempertahankan karyawan yang berprestasi agar tetap berada dalam perusahaan dan sebagai dorongan untuk tetap bekerja dengan baik.

f.        Sumber Daya

            Sumber Daya memiliki peranan terpenting dalam suatu organisasi, karena baik sumber daya manusia dan sumber daya modal merupakan penggerak utama dari suatu organisasi. Suatu organisasi akan mengalami frustasi bila tidak terdapat sumber daya yang baik.

g.      Rencana Kerja

            Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan lebih efisien diperlukan suatu rencana kerja yang terprogram, karena rencana kerja seperti itulah yang dilaksanakan oleh Sumber Daya Manusianya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan pada Organisasi dan tidak salah langkah. Rencana Kerja ini sangat penting untuk mencapai target suatu Misi.[4]

 

BAB V

DAFTAR PUSTAKA

 

Dim, Hubungan Organisasi Dan Metode Dalam Dunia Usaha, October 20, 2009. http://dim24.wordpress.com/category/tugas/page/2/

Chung, K.H. & Megginson, L.C. 1981. Organizational Behavior Developing Managerial Skills. New York: Harper & Row, Publishers.

Gibson, J.L., Ivancevich, J.M., Donnelly, J.H., & Konopaske, R. 2003.

Jackson H. John, Human Resource Management, Jakarta, 2006

Definisi , Fungsi, Manfaat dan Tipe, Anggaran.

 http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/penganggaran-definisi-fungsi-manfaat.html

 Ventola, Organisasi, Koordinasi, Wewenang Delegasi Dan Penyusunan Personalia Organisasi,  http://all-about-trick.blogspot.com/2009/06/makalah-manajemen-tentang-organisasi.html

 

 

 

 

 



                [1] Dim, Hubungan Organisasi Dan Metode Dalam Dunia Usaha, October 20, 2009. http://dim24.wordpress.com/category/tugas/page/2/

 

                [2] Ventola, Organisasi, Koordinasi, Wewenang Delegasi Dan Penyusunan Personalia Organisasi,  http://all-about-trick.blogspot.com/2009/06/makalah-manajemen-tentang-organisasi.html

                [3]Definisi , Fungsi, Manfaat dan Tipe, Anggaran.  http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/penganggaran-definisi-fungsi-manfaat.html

 

                [4]Ibid,  http://dim24.wordpress.com/category/tugas/page/2/

 

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar